Vos renseignements,
traités avec soin.

1. À propos de la présente politique

La présente politique explique comment Aeternitas traite les renseignements personnels. Aeternitas est un nom d’entreprise de 9502-2752 Quebec Inc., située au 3875, rue Broadway, Lachine (Québec) H8T 1T5, Canada (« Aeternitas » ou « nous »).

Elle vise le présent site Web, l’espace client et le portail Aeternitas, les factures et les pages de paiement que nous transmettons, ainsi que les services que nous fournissons à nos clients.

Elle s’applique en parallèle de nos conditions de service. Lorsque nous traitons des renseignements personnels pour le compte d’un client — par exemple les dossiers de ses propres clients dans un système que nous avons conçu — nous le faisons suivant ses instructions, et c’est sa politique de confidentialité qui régit l’utilisation de ces renseignements.

2. Ce que nous recueillons

Lorsque vous utilisez le formulaire de contact, nous recueillons votre nom, votre adresse courriel, le service choisi et le message que vous rédigez.

Lorsque vous devenez client, nous recueillons les renseignements nécessaires au projet et à sa facturation : noms, fonctions, adresses courriel, numéros de téléphone, adresses de facturation et d’entreprise, numéros d’inscription aux taxes et la correspondance échangée.

Lorsqu’une personne utilise l’espace client ou le portail, nous recueillons ses identifiants et un registre des actions qu’elle y effectue, afin de savoir qui a modifié quoi.

Notre serveur Web conserve des registres techniques ordinaires, dont les adresses IP, les dates et heures, les pages demandées et les erreurs. Ils servent à exploiter et à sécuriser le site.

Si vous recevez nos courriels de marketing, nous notons s’ils ont été livrés, s’ils ont rebondi et si vous vous êtes désabonné, afin de cesser de communiquer avec les personnes qui l’ont demandé.

Nous ne demandons pas de renseignements sensibles — santé, biométrie, numéros d’identité gouvernementaux — et nous vous demandons de ne pas nous en transmettre, sauf si un projet l’exige précisément et que nous avons convenu par écrit de leur traitement.

3. Témoins et suivi

Ce site dépose un seul témoin, un témoin de session chiffré. C’est lui qui permet au formulaire de contact et à la connexion de fonctionner, et il expire de lui-même.

Nous n’utilisons sur ce site aucun témoin publicitaire, aucun témoin de statistiques, aucun pixel publicitaire ni aucune technologie de profilage. Rien ici ne vous suit ailleurs, et il n’y a donc aucune fonction à désactiver.

Nos courriels aux clients ne comportent pas de suivi des ouvertures ou des clics. Les campagnes de marketing enregistrent les résultats de livraison et les désabonnements, comme indiqué ci-dessus.

4. Pourquoi nous les conservons

Pour répondre à votre demande et déterminer si nous pouvons vous aider.

Pour réaliser un projet : effectuer le travail, communiquer à son sujet et conserver les dossiers qu’une entreprise doit tenir.

Pour facturer et être payés, et pour respecter les obligations fiscales et comptables qui en découlent.

Pour exploiter et sécuriser notre site et nos systèmes, y compris diagnostiquer les pannes et prévenir les abus.

Pour envoyer des courriels de marketing aux personnes qui ont accepté d’en recevoir, et pour respecter une demande d’arrêt.

Nous ne vendons pas de renseignements personnels et nous n’en communiquons pas à des fins publicitaires pour autrui.

5. Consentement et choix

Nous recueillons des renseignements personnels avec votre consentement, ou parce qu’ils sont nécessaires à la prestation d’un service que vous avez demandé ou au respect d’une obligation légale.

Vous pouvez retirer en tout temps votre consentement aux courriels de marketing, au moyen du lien de désabonnement présent dans chaque campagne ou en nous écrivant. Le retrait n’a pas d’effet sur les messages relatifs à un projet en cours ou à une facture déjà émise.

Si vous nous demandez de cesser de traiter des renseignements nécessaires à la prestation d’un service, nous vous indiquerons clairement les conséquences pour ce service.

6. Qui d’autre les traite

Nous faisons appel à un petit nombre de fournisseurs, uniquement aux fins décrites ici. Ils agissent suivant nos instructions et sont tenus de protéger les renseignements :

• Un fournisseur de livraison de courriels, pour l’envoi et la livraison des courriels.
• Un processeur de paiement, pour les paiements par carte.
• Un fournisseur de télécommunications, pour les messages texte lorsqu’un projet ou un flux de travail en utilise.
• Un fournisseur de modèles d’IA, pour les fonctionnalités d’assistance décrites à la section suivante.
• Un fournisseur d’hébergement, pour le serveur qui exécute ce site et sa base de données.

Si vous souhaitez savoir quels fournisseurs ont reçu des renseignements vous concernant, demandez-le-nous et nous vous le dirons.

Nous pouvons également communiquer des renseignements à nos conseillers professionnels ou lorsque la loi l’exige. Si notre entreprise était un jour transférée, les renseignements suivraient et la présente politique continuerait de s’appliquer jusqu’à son remplacement.

Les données de carte sont saisies sur la page sécurisée du processeur de paiement. Nous recevons le résultat du paiement et les derniers chiffres de la carte, jamais le numéro complet.

7. Assistance et intelligence artificielle

Certains de nos outils internes utilisent l’intelligence artificielle pour rédiger des textes, résumer des dossiers et préparer du travail. Le contenu visé est alors transmis à notre fournisseur de modèles pour produire le résultat.

Nous n’utilisons pas vos renseignements confidentiels pour entraîner des modèles d’IA.

Nous ne prenons aucune décision vous concernant fondée exclusivement sur un traitement automatisé. Les résultats de l’IA sont préparés pour une personne, et c’est une personne qui décide.

8. Renseignements à l’extérieur du Québec

Notre serveur est situé à Toronto (Ontario), au Canada.

Certains des fournisseurs énumérés ci-dessus exercent leurs activités à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis. Des renseignements personnels peuvent donc être conservés ou traités hors du Québec, sous le régime des lois du pays concerné.

Avant de confier des renseignements personnels à un fournisseur situé hors du Québec, nous évaluons s’ils y bénéficieront d’une protection adéquate, comme l’exige le droit québécois, et nous concluons une entente avec ce fournisseur.

9. Comment nous les protégeons

L’accès est limité aux personnes qui en ont besoin pour leur travail, et chaque compte est individuel.

Le site est servi en HTTPS, les témoins de session sont chiffrés, et les identifiants et clés de fournisseurs sont conservés chiffrés plutôt qu’en clair.

Nos systèmes consignent les actions sensibles afin que l’on puisse savoir qui a fait quoi, et des copies de sauvegarde sont conservées à des fins de rétablissement.

Aucun système n’est parfaitement sûr. Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en aviserons la Commission d’accès à l’information et les personnes concernées comme la loi l’exige, et nous tenons un registre des incidents.

10. Durée de conservation

Les demandes qui ne mènent pas à un projet sont conservées tant qu’un suivi demeure utile, puis détruites ou anonymisées.

Les dossiers clients, les factures et les pièces justificatives sont conservés pendant la durée de la relation, puis pendant la période exigée par nos obligations fiscales et comptables.

Les registres techniques du serveur sont conservés pour une courte période d’exploitation.

Les registres de désabonnement sont conservés aussi longtemps qu’il le faut pour continuer de respecter la demande.

11. Vos droits

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et, dans les cas prévus par la loi, en obtenir une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé.

Vous pouvez demander la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou périmés.

Vous pouvez retirer votre consentement, demander l’arrêt des courriels de marketing ou demander la suppression de renseignements que nous n’avons plus à conserver.

Vous pouvez demander la cessation de la diffusion de renseignements vous concernant ou la désindexation d’un lien, lorsque les conditions prévues par le droit québécois sont réunies.

Écrivez à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse ci-dessous. Nous répondrons dans les 30 jours. Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec.

12. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour la présente politique. La date d’entrée en vigueur indiquée en haut de cette page correspond à la version actuelle, et toute modification importante y sera reflétée avant son entrée en vigueur.