Pourquoi les écoles et les établissements d’enseignement se dotent de CRM sur mesure

Tous secteurs confondus, ce sont les établissements d’enseignement qui gèrent les relations les plus complexes avec leurs parties prenantes. Un seul élève fait intervenir des parents, des enseignants, des conseillers d’orientation, des administrateurs, des entraîneurs, des tuteurs et, un jour, le bureau des diplômés. Multipliez cela par des centaines ou des milliers d’élèves répartis sur plusieurs niveaux scolaires ou programmes, et vous obtenez un défi de gestion des relations qu’aucun outil générique n’a été conçu pour relever.

Selon le National Center for Education Statistics, on compte, aux États-Unis seulement, plus de 130 000 écoles de la maternelle à la 12e année et près de 4 000 établissements décernant des diplômes. La grande majorité gère ses relations au moyen d’un assemblage disparate de systèmes d’information scolaire (SIS), de courriels, de feuilles de calcul et de dossiers papier.

L’entonnoir d’inscription que les écoles ne suivent pas

Pour les écoles privées, les écoles à charte et les établissements d’enseignement supérieur, tout repose sur les inscriptions. Pourtant, la plupart des écoles n’ont aucun pipeline systématique pour suivre les familles intéressées, de la première demande de renseignements jusqu’à l’inscription de l’élève.

Un CRM sur mesure transforme l’inscription en un processus encadré :

• Saisie des demandes de renseignements — chaque formulaire soumis sur le site web, chaque demande de visite du campus, chaque appel téléphonique et chaque participant aux portes ouvertes entre automatiquement dans le système

• Séquences de maturation — des flux de travail automatisés par courriel et par texto transmettent la bonne information au bon moment (détails du programme après la demande de renseignements, information sur l’aide financière après la demande d’admission, documents d’accueil après l’acceptation)

• Suivi des demandes d’admission — chaque demande franchit des étapes définies, avec un responsable et des échéances clairement établis

• Gestion des décisions — les décisions d’acceptation, de liste d’attente et d’aide financière sont consignées avec une piste d’audit complète

• Optimisation du taux d’inscription — communications ciblées auprès des candidats admis qui ne se sont pas encore inscrits, avec des messages personnalisés selon leurs intérêts et leurs interactions

Selon des recherches d’Education Dive, les écoles dotées de processus structurés de gestion des inscriptions affichent des taux de conversion, de la demande de renseignements à l’inscription, de 15 à 25 % supérieurs à ceux des écoles qui n’en ont pas.

Suivi de la réussite des élèves

Une fois l’élève inscrit, la relation ne s’arrête pas — elle s’approfondit. Un CRM sur mesure offre :

Systèmes d’alerte précoce

En s’intégrant à votre SIS et à votre système de gestion de l’apprentissage (LMS), un CRM peut signaler les élèves qui montrent des signes de difficulté : notes en baisse, assiduité en recul, travaux non remis ou participation réduite. Ces signalements déclenchent une prise de contact automatisée par les conseillers d’orientation ou les conseillers aux études, avant que l’élève n’atteigne le point de crise.

La Fondation Bill & Melinda Gates a financé des recherches montrant que les systèmes d’intervention précoce peuvent améliorer la rétention des étudiants dans une proportion allant jusqu’à 15 % — un chiffre considérable quand chaque étudiant représente des dizaines de milliers de dollars en droits de scolarité.

Carrefour de communication avec les parents

L’engagement des parents est l’un des meilleurs indicateurs prédictifs de la réussite des élèves, selon la National PTA. Un CRM sur mesure centralise toutes les communications avec les parents :

• Comptes rendus des progrès et remise des bulletins

• Invitations aux événements avec suivi des confirmations de présence

• Planification des rencontres parents-enseignants

• Avis d’urgence

• Coordination des bénévoles

• Gestion des campagnes de financement

Au lieu que les enseignants, les entraîneurs et les administrateurs tiennent chacun leurs propres listes de courriels, tout passe par un seul système, avec un historique complet des communications pour chaque famille.

Dossiers de comportement et de réussite

Un profil d’élève unifié qui regroupe le rendement scolaire, la participation aux activités parascolaires, les incidents de comportement, les distinctions et les notes des conseillers d’orientation. Quand un élève change de niveau ou de programme, rien ne se perd. Quand un parent demande un bilan complet, il suffit d’un clic.

Diplômés et développement philanthropique

Pour les établissements qui dépendent des dons de leurs diplômés, un CRM est une infrastructure essentielle. Selon le Council for Advancement and Support of Education (CASE), le taux de participation des diplômés aux dons a chuté à des creux historiques. Les établissements qui vont à contre-courant de cette tendance sont ceux qui entretiennent avec leurs diplômés des relations authentiques, éclairées par les données.

Un CRM sur mesure permet de suivre :

• Les coordonnées des diplômés, mises à jour automatiquement à partir de LinkedIn et de l’engagement par courriel

• L’historique des dons, les indicateurs de capacité de don et la participation aux campagnes

• La participation aux événements (retrouvailles, activités de réseautage, visites du campus)

• La participation aux programmes de mentorat

• Les jalons et les réalisations de carrière (parfaits pour le contenu des infolettres et la preuve sociale)

Pourquoi ne pas utiliser Salesforce Education Cloud?

Salesforce Education Cloud est une plateforme puissante, mais elle s’accompagne de compromis importants :

• Le coût — les licences, la mise en œuvre et l’administration continue dépassent souvent 100 000 $ par année pour les établissements de taille moyenne

• La complexité — elle exige des administrateurs Salesforce attitrés et le soutien continu de consultants

• La rigidité — bien qu’il soit configurable, le modèle de données sous-jacent est conçu pour des pipelines de vente, pas pour des relations en milieu scolaire

• Le fardeau de l’intégration — la connexion à votre SIS, à votre LMS et à vos systèmes d’aide financière exige souvent un intergiciel coûteux

Un CRM sur mesure conçu expressément pour les flux de travail de votre établissement coûte une fraction du prix d’une mise en œuvre de Salesforce et épouse exactement vos processus — parce qu’il a été pensé autour d’eux dès le premier jour.

Le point de départ

Les besoins de chaque école sont différents. Une école privée de la maternelle à la 8e année n’a pas les mêmes priorités qu’un collège communautaire ou un centre de formation professionnelle. La première étape consiste à cartographier vos relations avec les parties prenantes et à repérer les endroits où les données passent entre les mailles du filet. Cette carte devient le plan d’un système qui sert réellement votre mission.